Vidéoconférence

L'outil de vidéoconférence vous permet de créer un “salon” dans lequel vous pouvez dialoguer en mode vidéo + voix avec vos interlocuteurs.

Bien qu'il existe déjà plusieurs solution de vidéoconférences sur le marché (Zoom, Webex, etc..), nous vous conseillons d'utiliser la nôtre pour les raisons suivantes :

• Nombre illimité d'utilisateurs et de vidéoconférences (dans la limite des capacités de nos serveurs..)
• Visios illimitées dans le temps (contrairement à Zoom par exemple, dans sa version gratuite, qui limite à 40 mn les sessions)
• Gestion des droits intégralement automatisée, en fonction de votre appartenance à une Loge et de vos différentes fonctions dans l'Obédience
• Sécurisation des flux
• Confidentialité de vos données (l'ensemble de l'outil est hébergé sur un de nos serveurs)
• Intégration complète dans le site de l'Obédience
• Accès sécurisé synchronisé avec le site de l'Alliance

Avant d'utiliser cet outil, merci de vous assurer d'avoir réuni toutes les conditions nécessaires pour que la visioconférence se déroule sans difficulté, en suivant les étapes de vérifications ci-dessous.

Dans un premier temps, vous pouvez effectuer un test sur la page https://test.webrtc.org/. Cliquez sur “start” (en haut à droite, le bouton vert), validez puis patientez. Cet outil va tester les éléments suivants :

• Micro
• Webcam
• Connexion internet
• Navigateur internet

Si tout est au vert, vous pouvez continuer en sautant le contenu du reste de ce chapitre. Si un élément est en rouge, merci de passer à l'étape suivante (si vous n'avez pas bien identifié ce qui n'allait pas) sinon, vous pouvez vous rendre dans la section relative au problème rencontré (connexion internet, webcam ou micro).

Une connexion internet disposant d'un gros débit n'est pas le plus important (une simple connexion ADSL suffit), en revanche il faut assurer qu'à l'intérieur de votre domicile, si vous êtes en wifi, l'emplacement physique à partir duquel vous travaillez ne soit pas trop éloigné du signal émetteur (la borne wifi).
De la même manière, évitez autant que possible l'utilisation de CPL (courant porteur), surtout si utilisé dans de vieux bâtiments ou avec un réseau électrique ancien.

De manière générale, une connexion instable va générer des interruptions ou des microcoupures pendant la visio. Pour tester la stabilité (et non le débit) de votre connexion, vous pouvez utiliser l'outil suivant : https://freeola.com/line-test/ (des chiffres dans Packets Losts ou Jitter sont révélateurs d'un problème sur votre connexion, suivez le conseil ci-après).

Pour éliminer tout risque et en cas de problème, le mieux reste de disposer d'une connexion filaire (rj45) entre votre poste et votre box internet.

La vidéoconférence ne fonctionnera pas avec Internet Explorer ou Edge (pour le moment). Ainsi, si le message suivant s'affiche, merci d'installer soit Firefox, soit Chrome.

Vous devez vous assurer d'avoir un micro intégré (ou non) ainsi qu'une webcam sur votre ordinateur.
Si vous disposez de cet équipement (normalement intégré dans tout ordinateur portable), vous pouvez passer à l'étape suivante qui consiste à tester votre webcam.

Rendez-vous sur le site suivant : https://fr.webcamtests.com/

Si le navigateur vous le demande, accordez lui les droits pour accéder à votre webcam, puis, patientez à peu près une minute jusqu'à obtenir la fin du résultat du test. Des conseils vous serons donnés pour garantir des conditions optimales d'utilisation de votre webcam.

Il faut qu'à la fin du test, un message sur fond vert apparaisse, indiquant ceci : Les tests ont été effectués avec succès

Tant que ce n'est pas le cas ou qu'un problème est remonté, il est inutile d'aller plus loin.

Rendez-vous sur ce site : https://online-voice-recorder.com/fr/

Cliquez sur le bouton rouge en forme de micro pour vous enregistrez, faites un essai, puis coupez l'enregistrement et jouez le à partir du bouton play (à gauche). Vous devrez pouvoir entendre votre enregistrement.

Une fois que vous accédez sur le site de la vidéoconférence lui même, il vous sera demandé d'autoriser le navigateur (dans l'exemple ci-dessous Chrome) à la caméra et au micro. Assuez-vous que soient bien autorisés les accès à la caméra et autre micro.

Pour vous y aider, si vous avez émis un refus (permanent ou non), pour Chrome, merci de prendre connaissance de la documentation officielle ici. Pour Firefox, cela se passe ici.

L'accès à la vidéoconférence se fait soit sur demande (dans https://gl-amf.fr ⇒ “Mon compte” ⇒ “Visioconférence”), soit à partir d'un droit obtenu automatiquement, relatif à vos fonctions dans l'Obédience.

Lorsque vous accéderez à la page de vidéoconférence, il vous sera demandé de vous authentifier une seconde fois. Cette démarche est indispensable car elle laisse la possibilité aux utilisateurs avertis de rejoindre une vidéoconférence directement avec une application mobile, sans passer par le site de la GL-AMF.

Dans l'interface de vidéoconférence du site de la GL-AMF, vous pourrez soit faire une demande d'accès, soit avoir des accès déjà acquis.

• Pour les utilisateurs listés dans l'annuaire des instances régionales et nationales de l'Obédience : Un accès est automatiquement acquis, celui-ci vous permet d'accéder de manière illimitée à la vidéoconférence, le temps du mandat des instances dans lesquelles vous êtes.
  

Vous trouvez en salons permanents ceux des instances dont vous faites partie, mais également de votre Loge principale.

• Pour les Vénérables, Surveillants, Secrétaires et Hospitaliers de loge : Vous disposez du même droit que précédemment, avec en plus la possibilité de créer des comptes valides 48h pour l'ensemble des membres de votre Loge, mais également des membres affiliés.
  

Vous trouvez en salons permanents ceux ceux des instances dont vous faites partie, mais également de votre Loge principale et des Loges dans lesquelles vous avez des fonctions de Vénérable ou Secrétaire.

• Pour les autres : Vous disposez d'un formulaire de demande de création de compte, cette demande est pour le moment envoyé au Grand Secrétaire, qui validera celle-ci suivant le motif renseigné.
  

Vous trouvez dans les salons permanents celui de votre loge.

Pour les utilisateurs ne disposant d'aucun droit, reste la possibilité de faire une demande d'accès en précisant le motif de la demande, la durée d'existence du compte et à partir de quand vous souhaitez voir celui-ci activé. Une fois la demande émise, celle-ci sera rapidement étudiée et traitée. Un mail vous sera envoyé en retour.

Pour ouvrir une vidéoconférence, vous devez renseigner les champs suivants :

• URL de la visio : il s'agit ici de remplacer la dernière partie par le nom de votre choix. Voyez cela comme le nom de votre salle de vidéoconférence. C'est l'élément qui va compléter le lien internet automatiquement créé qui correspondra à votre “salle virtuelle”. C'est aussi cet élément qu'il faudra communiquer auprès des personnes que vous souhaitez voir dans votre visio.
  

Si vous souhaitez que votre vidéoconférence soit accessible via l'URL : https://videoconference.gl-amf.org/ma_videoconference , il faut entrer “ma videoconference” dans ce premier champ.

• Thème de la visio : Indiquez ici le thème ou sujet abordé dans votre réunion. Cet élément sera utile pour facilement rejoindre votre vidéoconférence si celle-ci apparaît dans la liste des visios publiques (voir point suivant).
• Publique : Faire apparaître ou non la vidéoconférence dans la liste des vidéoconférences ouvertes. Vous pouvez tout à fait la laisser publique, mais en empêcher l'accès à quiconque ne dispose pas du bon mot de passe (car vous pouvez attribuer un mot de passe sur une vidéoconférence, voir point suivant).

Il suffit de cliquer sur le bouton rejoindre apparaissant en bout de ligne de chaque vidéoconférence ouverte, si celle-ci est publique.

Il existe trois types de vidéoconférences :

• Les vidéoconférences permanentes : Celles-ci vous sont proposées automatiquement par rapport à vos fonctions dans l'Obédience (membre d'une Loge, membre d'une instance, etc..). Dès lors qu'un accès (temporaire ou non) vous est donné, vous verrez également apparaître le salon de votre Loge principale. Dans les deux cas, il n'y a que les membres d'une même instance ou d'une même loge qui peuvent voir ces salons.
  Les URL de ces salons sont volontairement rendus non prédictibles pour éviter que tout utilisateur disposant d'un compte actif “s'invite” dans un salon dans lequel il n'a rien à faire.
• Les vidéoconférences publiques : Elles sont créées à la demande, par l'utilisateur. A vous de déterminer le nom du salon ainsi que le thème. Ces salons publiques sont visibles par toute personne disposant d'un accès temporaire ou illimité, et peuvent donc être rejoints par ce biais.
• Les vidéoconférences privées : Même principe que la visio publique, à la différence que celle-ci n'apparaît nulle part (si vous cochez publique ⇒ non). C'est à vous qu'il appartient de faire parvenir l'URL de cette conférence à toute personne intéressée (sous réserve que celle-ci dispose d'un compte actif) par le biais de votre choix (mail, tel, etc..).

Pour contrôler l'accès à une vidéoconférence, vous pouvez attribuer un mot de passe à celle-ci. Pour ce faire, il faut cliquer sur le bouton i en bas à droite, cliquez sur “ajouter un mot de passe”, entrez ce dernier puis appuyez sur la touche Entrée de votre clavier pour valider.

C'est à la première personne qui se connecte d'attribuer un mot de passe (car elle hérite automatiquement des droits d'admin sur le salon).

Partagez ensuite ce mot de passe via le support de votre choix.

Si vous entrez dans une visio, mais que vos interlocuteurs ne vous entendent ou voient pas, si vous avez bien validé les points précédents (en particulier vous être assuré que votre micro ou caméra étaient bien fonctionnels), essayez de recharger (touche F5 sur Chrome, CTRL + R pour Firefox) votre page tout en vous identifiant à nouveau, cela doit résoudre le problème.

Dans l'interface même de la vidéoconférence, en bas à gauche, un message sur fond jaune apparaît et vous dit Impossible d'accéder à votre caméra. Cela veut dire que votre webcam est déjà utilisée par un autre programme. Par “autre programme”, on entend autre navigateur internet, Skype, ou n'importe quelle autre application faisant appel à la Webcam et qui n'est pas votre navigateur actuel.

Lorsque ce cas se produit, quittez simplement l'application qui utilise présentement votre caméra. En cas de doute, la solution extrême est simplement de redémarrer votre ordinateur et de directement relancer le système de vidéoconférence.

Une webcam ne peut pas être utilisée simultanément par deux applications différentes !

Vous avez essayé de vous identifier via le formulaire de connexion de la vidéoconférence, mais celui-ci reste bloqué en indiquant “connexion” en permanence. Dans ce cas, vous avez essayez de vous connecter soit avec un email soit avec un compte désactivé ou innexistant. Vous devez utiliser votre matricule pour vous identifier.

Dans le cadre du confinement, les accès sont automatiquement ouverts sur demande (3 à 5 mn après avoir effectué la demande), pour les demandes faites pour le jour même. Si vous faites une demande de création de compte le lundi pour le mercredi (par exemple), la validation passera automatiquement le mercredi matin à 6h.

Hors confinement, les accès seront validés manuellement.

Pour organiser une réunion, vous pouvez utiliser notre outil de questionnaire/sondages qui se trouve ici. Celui-ci vous permettra aussi bien de trouver une date commune que de créer un sondage classique. Il ne nécessite pour le moment pas d'authentification. Deux choix vous seront proposés :

• Sondage spécial date : Pour trouver une date de réunion, celui-ci vous permettra de créer un sondage de la même façon que Doodle (avec pour avantage, contrairement à ce dernier, de garantir la confidentialité de vos données, puisque celles-ci ne quittent pas nos serveurs).
• Sondage classique : Est un sondage, comme son nom l'indique, classique. Vous posez une question puis choisissez les réponses. Vous pouvez très bien l'utiliser en dehors du contexte de la vidéoconférence ou pendant (par exemple pour effectuer un vote pendant une visio).

Merci de bien remplir les formulaires et surtout déplier la partie Paramètres facultatifs (en bas en bleu), c'est ici que vous pourrez protéger votre formulaire par un mot de passe.

Dès qu'un formulaire est créé, deux mails vous sont envoyés :

• Un mail à faire circuler auprès des utilisateurs qui vont participer à ce sondage (c'est ce mail qui contient l'adresse web du sondage).
• Un mail à garder précieusement durant la vie du sondage, ce dernier vous permet d'accéder à la console d'administration du sondage (pour modifier les paramètres de ce dernier).

Une fois la vidéoconférence ouverte, si vous positionnez le curseur de votre souris en bas de votre écran, une série de boutons apparaît, par groupe de 3, ceux-ci vous permettent aussi bien de partager une vidéo youtube que de faire un partage de votre écran ou encore régler la qualité de la vidéo, et bien d'autres choses.

Par ordre d'apparition, de la gauche vers la droite, nous avons :

• Partager votre écran : comme son nom l'indique, permet de partager le contenu de son bureau. Si vous souhaitez présenter un document à vos auditeurs, c'est cette option qu'il faut utiliser (si vous utilisez plusieurs écrans, un choix de l'écran à partager vous sera proposé).
• Lever/baisser la main : Est une version simplifiée d'un système de vote à main levé. Si vous cliquez dessus, une icône en forme de main apparaît sur sur votre avatar, les autres utilisateurs peuvent la voir. Ce système peut être détourné pour par exemple demander la parole.
• Chat : Permet d'ouvrir un salon de discussion temporaire (attention, le contenu disparaît dès que la vidéoconférence est terminée !). Utile pour ceux qui n'ont pas de micro, mais également peut être utilisé pour partager des informations par écrit.
• Les 3 icônes du milieu : Permettent respectivement de couper/activer votre micro, de quitter la visio et couper/activer la caméra
• Vue mosaïque : Permet de voir la caméra de tous les utilisateurs sur une même page.
• Bouton “i” : Vous trouverez ici les informations de votre visioconférence mais c'est également ici que vous pourrez définir un mot de passe pour accéder à votre salon, si vous avez les droits d'administration dessus.
• Plus d'actions : Pour finir, le bouton le plus à droite contient toute une série d'outils supplémentaires (paramètres, statistiques, partages de vidéo youtube, etc..).

Si vous souhaitez lancer un sondage un peu plus élaboré que le système de vote par mains levée, vous pouvez toujours utiliser notre outil de sondage accessible ici (dont le fonctionnement est survolé dans le chapitre juste avant). Une fois le sondage créé, partagez le simplement depuis le chat de la vidéoconférence.