Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- videoconference [2020/02/14 10:27]
Julian [Première utilisation]
+++ videoconference [2020/03/24 17:21]
Julian [Organiser une réunion]
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 ===== Première utilisation =====
-Avant d'utiliser cet outil, vous devez vous assurer d'avoir réuni toutes les conditions nécessaires pour que la visioconférence se passe sans problème.
+Avant d'utiliser cet outil, merci de vous assurer d'avoir réuni toutes les conditions nécessaires pour que la visioconférence se déroule sans difficulté, en suivant les étapes de vérifications ci-dessous.
 ==== Matériel nécessaire ====
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 === Connexion internet ===
-Une connexion internet disposant d'un gros débit n'est pas le plus important (une simple connexion ADSL suffit), en revanche il faut assurer qu'à l'intérieur de votre domicile, l'emplacement physique à partir duquel vous travaillez ne soit pas trop éloigné de votre box ADSL/Fibre (si vous êtes en wifi).\\
+Une connexion internet disposant d'un gros débit n'est pas le plus important (une simple connexion ADSL suffit), en revanche il faut assurer qu'à l'intérieur de votre domicile, si vous êtes en wifi, l'emplacement physique à partir duquel vous travaillez ne soit pas trop éloigné du signal émetteur (la borne wifi).\\
-Une connexion instable générera des interruptions ou des microcoupures pendant la visio.\\
+De la même manière, évitez autant que possible l'utilisation de CPL (courant porteur), surtout si utilisé dans de vieux bâtiments ou avec un réseau éléctrique ancien.
-De la même manière, évitez autant que possible l'utilisation de CPL afin de disposer d'une connexion stable.
-=== Le navigateur ===
+:!: De manière générale, une connexion instable va générer des interruptions ou des microcoupures pendant la visio. Pour tester la stabilité (et non le débit) de votre connexion, vous pouvez utiliser l'outil suivant : [[https://freeola.com/line-test/|https://freeola.com/line-test/]] (des chiffres dans //Packets Losts// ou //Jitter// sont révélateurs d'un problème sur votre connexion, suivez le conseil ci-après).
-La vidéoconférence **ne fonctionnera pas avec Internet Explorer**. De la même façon, si le message suivant s'affiche, merci d'installer soit [[https://support.mozilla.org/fr/kb/installer-firefox-windows|Firefox]], soit [[https://support.google.com/chrome/answer/95346?co=GENIE.Platform=Desktop&hl=fr|Chrome]].
+Pour éliminer tout risque et en cas de problème, le mieux reste de disposer d'une connexion filaire (rj45) entre votre poste et votre box internet.
+=== Navigateur web ===
+La vidéoconférence **ne fonctionnera pas avec Internet Explorer ou Edge (pour le moment)**. Ainsi, si le message suivant s'affiche, merci d'installer soit [[https://support.mozilla.org/fr/kb/installer-firefox-windows|Firefox]], soit [[https://support.google.com/chrome/answer/95346?co=GENIE.Platform=Desktop&hl=fr|Chrome]].
 {{  https://documentation-technique.gl-amf.org/lib/plugins/ckgedit/fckeditor/userfiles/image/publique/visio/ie.gif?nolink&500x97  }}
-=== Pour la vidéo ===
+=== Webcam ===
 Vous devez vous assurer d'avoir un micro intégré (ou non) ainsi qu'une webcam sur votre ordinateur.\\
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 {{  https://documentation-technique.gl-amf.org/lib/plugins/ckgedit/fckeditor/userfiles/image/publique/visio/visio.gif?nolink&800x433  }}
-=== Pour le son ===
+=== Micro ===
 Rendez-vous sur ce site : [[https://online-voice-recorder.com/fr/|https://online-voice-recorder.com/fr/]]
 Cliquez sur le bouton rouge en forme de micro pour vous enregistrez, faites un essai, puis coupez l'enregistrement et jouez le à partir du bouton play (à gauche). Vous devrez pouvoir entendre votre enregistrement.
 ==== Autorisations caméra et micro ====
-Une fois que vous accédez sur le site de la vidéoconférence lui même, il vous sera demandé d'autoriser le navigateur (dans l'exemple ci-dessous Chrome) à la caméra et au micro.
+Une fois que vous accédez sur le site de la vidéoconférence lui même, il vous sera demandé d'autoriser le navigateur (dans l'exemple ci-dessous Chrome) à la caméra et au micro. Assuez-vous que soient bien autorisés les accès à la caméra et autre micro.
 {{  https://documentation-technique.gl-amf.org/lib/plugins/ckgedit/fckeditor/userfiles/image/publique/visio/auth.gif?nolink&335x334  }}\\
 \\
-Pour vous y aider, si vous avez émis un refus (permanent ou non), pour chrome, merci de prendre connaissance de la documentation officielle [[https://support.google.com/chrome/answer/2693767?co=GENIE.Platform=Desktop&hl=fr|ici]].
+Pour vous y aider, si vous avez émis un refus (permanent ou non), pour Chrome, merci de prendre connaissance de la documentation officielle [[https://support.google.com/chrome/answer/2693767?co=GENIE.Platform=Desktop&hl=fr|ici]]. Pour Firefox, cela se passe [[https://support.mozilla.org/fr/kb/gerer-permissions-camera-et-microphone|ici]].
 ===== Fonctionnement =====
-Au niveau du système de vidéoconférence, au moment de vous identifier, merci d'utiliser pour le nom d'utilisateur votre matricule GL-AMF et pour le mot de passe, le même que d'habitude.
+L'accès à la vidéoconférence se fait soit sur demande (dans [[https://gl-amf.fr|https://gl-amf.fr]] ⇒ "//Mon compte//" ⇒ "//Visioconférence//"), soit à partir d'un droit obtenu automatiquement, relatif à vos fonctions dans l'Obédience.
+Les droits ne sont pas automatiquement ouverts pour tous simplement pour éviter une phénomène de congestion au niveau de la bande passante du serveur de visio et préserver celle-ci pour garantir une utilisation optimale de ce service.
-==== Demande d'accès ====
+==== Demande d'accès ou droits acquis automatiquement ====
-Pour accéder au système de vidéoconférence, il faut au préalable demander un accès, en précisant la raison du besoin.
+Dans l'interface de vidéoconférence du site de la GL-AMF, vous pourrez soit faire une demande d'accès, soit avoir des accès déjà acquis.
-Vous devez renseignez également la date d'activation d'accès (la date à partir de laquelle vous souhaitez voire votre accès en place, pour pouvoir anticiper votre besoin) ainsi que le temps d'accès nécessaire.
+  * **Pour les utilisateurs listés dans l'annuaire des instances régionales et nationales de l'Obédience :**  Un accès est automatiquement acquis, celui-ci vous permet d'accéder de manière illimitée à la vidéoconférence, le temps du mandat des instances dans lesquelles vous êtes. \\
+    Vous trouvez en salon permanents ceux de vos instances mais également de votre Loge principale.
+  * **Pour les Vénérables ou Secrétaires de loge :**  Vous disposez du même droit que précédemment, avec en plus la possibilité de créer des comptes valides 24h pour l'ensemble des membres de votre Loge, mais également des membres affiliés. \\
+    Vous trouvez en salon permanents ceux de vos instances mais également de votre Loge principale et des Loges dans lesquelles vous avez des fonctions de Vénérable ou Secrétaire.
+  * **Pour les autres**  : Vous disposez d'un formulaire de demande de création de compte, cette demande est pour le moment envoyé au Grand Secrétaire, qui validera celle-ci suivant le motif renseigné. \\
+    Vous trouvez dans les salons permanents celuide votre loge.
-Une fois votre demande faite, le Grand Secrétaire prendra connaissance de votre demande et donnera suite à celle-ci.\\
+Pour les utilisateurs ne disposant d'aucun droit, reste la possibilité de faire une demande d'accès en précisant le motif de la demande, la durée d'existence du compte (24h,36h ou 48h) et à partir de quand vous souhaitez voir celui-ci activé. Une fois la demande émise, celle-ci sera rapidement étudiée et traitée. Un mail vous sera envoyé en retour.
-\\
-Lorsque votre accès sera validé (ou non), vous recevrez un mail.
 ==== Création d'une vidéoconférence ====
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 Pour ouvrir une vidéoconférence, vous devez renseigner les champs suivants :
-  * **URL de la visio :**  il s'agit ici de remplacer la dernière partie par le terme de votre choix. Voyez cela comme le nom de votre salle de vidéoconférence. C'est l'élément qui va compléter le lien internet automatiquement créé qui correspondra à votre "salle virtuelle". C'est aussi cet élément qu'il faudra communiquer auprès des personnes que vous souhaitez voire dans votre visio.
+  * **URL de la visio :**  il s'agit ici de remplacer la dernière partie par le terme de votre choix. Voyez cela comme le nom de votre salle de vidéoconférence. C'est l'élément qui va compléter le lien internet automatiquement créé qui correspondra à votre "salle virtuelle". C'est aussi cet élément qu'il faudra communiquer auprès des personnes que vous souhaitez voire dans votre visio. \\
+    Si vous souhaitez que votre vidéoconférence soit accessible via l'URL : [[https://videoconference.gl-amf.org///ma_videoconference//|https://videoconference.gl-amf.org/ma_videoconference]] , il faut entrer "//ma videoconference"//  dans ce premier champ.
   * **Thème de la visio : **Indiquez ici le thème ou sujet abordé dans votre réunion. Cet élément sera utile pour facilement rejoindre votre vidéoconférence si celle-ci apparaît dans la liste des visios publiques (voire point suivant).
   * **Publique : **Faire apparaître ou non la vidéoconférence dans la liste des vidéoconférences ouvertes. Vous pouvez tout à fait la laisser publique, mais en empêcher l'accès à quiconque ne dispose pas du bon mot de passe (car vous pouvez attribuer un mot de passe sur une vidéoconférence, voire plus bas).
+<WRAP center round tip 60%> \\
+Il est inutile de créer un salon "en avance" ou en prévision d'une réunion. Le salon sera créé dès qu'une première personne le rejoindra (en général, celui qui veut obtenir les droits d'administration sur le-dit salon se connectera quelques minutes en avance de l'horaire prévu pour la réunion). \\
+</WRAP>
 ==== Rejoindre une vidéoconférence ====
-Il suffit de cliquer sur le bouton //rejoindre //apparaissant en bout de ligne de chaque vidéoconférence ouverte, si celle-ci est publique.
+Il suffit de cliquer sur le bouton //rejoindre //apparaissant en bout de ligne de chaque vidéoconférence ouverte, si celle-ci est publique. \\  \\
+Il existe trois types de vidéoconférences :
+  * Les vidéoconférences **permanentes**  : Celles-ci vous sont proposées automatiquement par rapport à vos fonctions dans l'Obédience (officier de Loge, membre d'une instance, etc..). Dès lors qu'un accès (temporaire ou non) vous est donné, vous verrez également apparaître le salon de votre Loge principale. \\
+    Dans les deux cas, il n'y a que les membres d'une même instance ou d'une même loge qui peuvent voir ces salons. \\ :!:  Les URL de ces salons sont volontairement rendus non prédictibles pour éviter que tout utilisateur disposant d'un compte actif "s'invite" dans un salon dans lequel il n'a rien à faire. Ces URL changent chaque jour, il est donc inutile de partager le lien par un exemple un lundi, pour une réunion le mardi (les utilisateurs doivent cliquer sur le bouton "//rejoindre"//  pour accéder à la réunion le jour J).
+  * Les vidéoconférences **publiques **: Elles sont créées à la demande, par l'utilisateur. A vous de déterminer le nom du salon ainsi que le thème. Ces salons publiques sont visibles par toute personne disposant d'un accès temporaire ou illimité, et peuvent donc être rejoins par ce biais.
+  * Les vidéoconférences **privées **: Même principe que la visio publique, à la différence que celle-ci n'apparaît nulle part (si vous cochez publique ⇒ non). C'est à vous qu'il appartient de faire parvenir l'URL de cette conférence à toute personne intéressée (sous réserve que celle-ci dispose d'un compte actif) par le biais de votre choix (mail, tel, etc..).
+<WRAP center round important 60%> \\
+De manière générale et pour éviter tout problème, cliquez toujours sur le bouton "rejoindre" pour accéder au salon d'une Loge ou d'une instance. \\
+</WRAP>
 ==== Protéger une vidéoconférence ====
-Pour contrôler l'accès à une vidéoconférence, vous pouvez attribuer un mot de passe à celle-ci. Pour ce faire, il faut cliquer sur le bouton i en bas à droite, cliquez sur "//ajouter un mot de passe//", entrez ce dernier puis appuyez sur la touche //Entrée// de votre clavier pour valider.
+Pour contrôler l'accès à une vidéoconférence, vous pouvez attribuer un mot de passe à celle-ci. Pour ce faire, il faut cliquer sur le bouton i en bas à droite, cliquez sur "//ajouter un mot de passe//", entrez ce dernier puis appuyez sur la touche //Entrée//  de votre clavier pour valider.
-{{  https://documentation-technique.gl-amf.org/lib/plugins/ckgedit/fckeditor/userfiles/image/publique/visio/pwd.gif?nolink&476x371  }}
+<wrap em>C'est à la première personne qui se connecte d'attribuer un mot de passe (car elle hérite automatiquement des droits d'admin sur le salon).</wrap>
+ \\ {{  https://documentation-technique.gl-amf.org/lib/plugins/ckgedit/fckeditor/userfiles/image/publique/visio/pwd.gif?nolink&476x371  }}
 Partagez ensuite ce mot de passe via le support de votre choix.
+===== En cas de problèmes pendant la visio =====
+==== Pas/plus de son ou d'image pendant la visio ====
+Si vous entrez dans une visio, mais que vos interlocuteurs ne vous entendent ou voient pas, si vous avez bien validé les points précédents (en particulier vous être assuré que votre micro ou caméra étaient bien fonctionnels), essayez de recharger (touche F5 sur Chrome, CTRL + R pour Firefox) votre page tout en vous identifiant à nouveau, cela doit résoudre le problème.
+==== Impossible d'accéder à votre caméra ====
+Dans l'interface même de la vidéoconférence, en bas à gauche, un message sur fond jaune apparaît et vous dit //Impossible d'accéder à votre caméra//. Cela veut dire que votre webcam est déjà utilisée par un autre programme. Par "autre programme", on entend autre navigateur internet, Skype, ou n'importe quelle autre application faisant appel à la Webcam et qui n'est __pas__  votre navigateur actuel.
+Lorsque ce cas se produit, quittez simplement l'application qui utilise présentement votre caméra. En cas de doute, la solution exême est simplement de redémarrer votre ordinateur et de directement relancer le système de vidéoconférence. \\  \\ :!:  Une webcam ne peut pas être utilisée simultanément par deux applications différentes !
+===== Organiser une réunion =====
+Pour organiser une réunion, vous pouvez utiliser notre outil de questionnaire/sondages qui se trouve [[https://sondages.gl-amf.org/|ici]]. Celui-ci vous permettra aussi bien de trouver une date commune que de créer un sondage classique. Il ne nécéssite pour le moment pas d'authentification. Deux choix vous seront proposés :
+  * Choix du "//sondage spécial date//" : Pour trouver une date de réunion, celui-ci vous permettra de créer un sondage de la même façon que **Doodle.**
+  * Choix du "//sondage classique//" : Est un sondage, comme son nom l'indique, classique. Vous posez une question puis choisissez les réponses.
+Merci de bien remplir les formulaires et surtout déplier la partie **Paramètres facultatif**  (en bas en bleu), c'est ici que vous pourrez protéger votre formulaire par un mot de passe.
+Dès qu'un formulaire est créé, deux mails vous sont envoyés :
+  * Un mail à faire circuler auprès des utilisateurs qui vont participer à ce sondage (c'est ce mail qui contient l'adresse web du sondage).
+  * Un mail à garder précieusement durant la vie du sondage, ce dernier vous permet d'accéder à la console d'administration du sondage (pour modifier les paramètres de ce dernier).