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videoconference [2020/03/24 16:45]
Julian [Organiser une réunion] |
videoconference [2020/03/25 09:51]
Julian [Vidéoconférence] |
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| L'outil de vidéoconférence vous permet de créer une instance dans laquelle vous pouvez dialoguer en mode vidéo + voix avec vos interlocuteurs. | L'outil de vidéoconférence vous permet de créer une instance dans laquelle vous pouvez dialoguer en mode vidéo + voix avec vos interlocuteurs. |
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| | Bien qu'il existe déjà plusieurs outils de vidéoconférences sur le marché (Zoom, Webex, etc..), nous vous conseillons d'utiliser la nôtre pour les raisons suivantes : |
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| | * Nombre illimité d'utilisateurs et de vidéoconférences (dans la limite des capacités de nos serveurs..) |
| | * Visios illimitées dans le temps (contrairement à Zoom par exemple, dans sa version gratuite, qui limite à 40 mn les sessions) |
| | * Gestion des droits intégralement automatisée, en fonction de votre appartenance à une Loge et de vos différentes fonctions dans l'Obédience |
| | * Sécurisation des flux |
| | * Confidentialité de vos données (l'ensemble de l'outil est hébergé sur un de nos serveurs) |
| | * Intégration complète dans le site de l'Obédience |
| | * Accès sécurisé synchronisé avec le site de l'Alliance |
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| ===== Première utilisation ===== | ===== Première utilisation ===== |
| Dans l'interface de vidéoconférence du site de la GL-AMF, vous pourrez soit faire une demande d'accès, soit avoir des accès déjà acquis. | Dans l'interface de vidéoconférence du site de la GL-AMF, vous pourrez soit faire une demande d'accès, soit avoir des accès déjà acquis. |
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| * **Pour les utilisateurs listés dans l'annuaire des instances régionales et nationales de l'Obédience :** Un accès est automatiquement acquis, celui-ci vous permet d'accéder de manière illimitée à la vidéoconférence, le temps du mandat des instances dans lesquelles vous êtes. \\ | * **Pour les utilisateurs listés dans l'annuaire des instances régionales et nationales de l'Obédience :** Un accès est automatiquement acquis, celui-ci vous permet d'accéder de manière illimitée à la vidéoconférence, le temps du mandat des instances dans lesquelles vous êtes. \\ Vous trouvez en salon permanents ceux de vos instances mais également de votre Loge principale. |
| Vous trouvez en salon permanents ceux de vos instances mais également de votre Loge principale. | * **Pour les Vénérables ou Secrétaires de loge :** Vous disposez du même droit que précédemment, avec en plus la possibilité de créer des comptes valides 24h pour l'ensemble des membres de votre Loge, mais également des membres affiliés. \\ Vous trouvez en salon permanents ceux de vos instances mais également de votre Loge principale et des Loges dans lesquelles vous avez des fonctions de Vénérable ou Secrétaire. |
| * **Pour les Vénérables ou Secrétaires de loge :** Vous disposez du même droit que précédemment, avec en plus la possibilité de créer des comptes valides 24h pour l'ensemble des membres de votre Loge, mais également des membres affiliés. \\ | * **Pour les autres** : Vous disposez d'un formulaire de demande de création de compte, cette demande est pour le moment envoyé au Grand Secrétaire, qui validera celle-ci suivant le motif renseigné. \\ Vous trouvez dans les salons permanents celuide votre loge. |
| Vous trouvez en salon permanents ceux de vos instances mais également de votre Loge principale et des Loges dans lesquelles vous avez des fonctions de Vénérable ou Secrétaire. | |
| * **Pour les autres** : Vous disposez d'un formulaire de demande de création de compte, cette demande est pour le moment envoyé au Grand Secrétaire, qui validera celle-ci suivant le motif renseigné. \\ | |
| Vous trouvez dans les salons permanents celuide votre loge. | |
| Pour les utilisateurs ne disposant d'aucun droit, reste la possibilité de faire une demande d'accès en précisant le motif de la demande, la durée d'existence du compte (24h,36h ou 48h) et à partir de quand vous souhaitez voir celui-ci activé. Une fois la demande émise, celle-ci sera rapidement étudiée et traitée. Un mail vous sera envoyé en retour. | Pour les utilisateurs ne disposant d'aucun droit, reste la possibilité de faire une demande d'accès en précisant le motif de la demande, la durée d'existence du compte (24h,36h ou 48h) et à partir de quand vous souhaitez voir celui-ci activé. Une fois la demande émise, celle-ci sera rapidement étudiée et traitée. Un mail vous sera envoyé en retour. |
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| ==== Création d'une vidéoconférence ==== | ==== Création d'une vidéoconférence ==== |
| Pour ouvrir une vidéoconférence, vous devez renseigner les champs suivants : | Pour ouvrir une vidéoconférence, vous devez renseigner les champs suivants : |
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| * **URL de la visio :** il s'agit ici de remplacer la dernière partie par le terme de votre choix. Voyez cela comme le nom de votre salle de vidéoconférence. C'est l'élément qui va compléter le lien internet automatiquement créé qui correspondra à votre "salle virtuelle". C'est aussi cet élément qu'il faudra communiquer auprès des personnes que vous souhaitez voire dans votre visio. \\ | * **URL de la visio :** il s'agit ici de remplacer la dernière partie par le terme de votre choix. Voyez cela comme le nom de votre salle de vidéoconférence. C'est l'élément qui va compléter le lien internet automatiquement créé qui correspondra à votre "salle virtuelle". C'est aussi cet élément qu'il faudra communiquer auprès des personnes que vous souhaitez voire dans votre visio. \\ Si vous souhaitez que votre vidéoconférence soit accessible via l'URL : [[https://videoconference.gl-amf.org///ma_videoconference//|https://videoconference.gl-amf.org/ma_videoconference]] , il faut entrer "//ma videoconference"// dans ce premier champ. |
| Si vous souhaitez que votre vidéoconférence soit accessible via l'URL : [[https://videoconference.gl-amf.org///ma_videoconference//|https://videoconference.gl-amf.org/ma_videoconference]] , il faut entrer "//ma videoconference"// dans ce premier champ. | |
| * **Thème de la visio : **Indiquez ici le thème ou sujet abordé dans votre réunion. Cet élément sera utile pour facilement rejoindre votre vidéoconférence si celle-ci apparaît dans la liste des visios publiques (voire point suivant). | * **Thème de la visio : **Indiquez ici le thème ou sujet abordé dans votre réunion. Cet élément sera utile pour facilement rejoindre votre vidéoconférence si celle-ci apparaît dans la liste des visios publiques (voire point suivant). |
| * **Publique : **Faire apparaître ou non la vidéoconférence dans la liste des vidéoconférences ouvertes. Vous pouvez tout à fait la laisser publique, mais en empêcher l'accès à quiconque ne dispose pas du bon mot de passe (car vous pouvez attribuer un mot de passe sur une vidéoconférence, voire plus bas). | * **Publique : **Faire apparaître ou non la vidéoconférence dans la liste des vidéoconférences ouvertes. Vous pouvez tout à fait la laisser publique, mais en empêcher l'accès à quiconque ne dispose pas du bon mot de passe (car vous pouvez attribuer un mot de passe sur une vidéoconférence, voire plus bas). |
| <WRAP center round tip 60%> \\ | <WRAP center round tip 60%> \\ Il est inutile de créer un salon "en avance" ou en prévision d'une réunion. Le salon sera créé dès qu'une première personne le rejoindra (en général, celui qui veut obtenir les droits d'administration sur le-dit salon se connectera quelques minutes en avance de l'horaire prévu pour la réunion). \\ </WRAP> |
| Il est inutile de créer un salon "en avance" ou en prévision d'une réunion. Le salon sera créé dès qu'une première personne le rejoindra (en général, celui qui veut obtenir les droits d'administration sur le-dit salon se connectera quelques minutes en avance de l'horaire prévu pour la réunion). \\ | |
| </WRAP> | |
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| ==== Rejoindre une vidéoconférence ==== | ==== Rejoindre une vidéoconférence ==== |
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| Il suffit de cliquer sur le bouton //rejoindre //apparaissant en bout de ligne de chaque vidéoconférence ouverte, si celle-ci est publique. \\ \\ | Il suffit de cliquer sur le bouton //rejoindre //apparaissant en bout de ligne de chaque vidéoconférence ouverte, si celle-ci est publique.\\ |
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| Il existe trois types de vidéoconférences : | Il existe trois types de vidéoconférences : |
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| * Les vidéoconférences **permanentes** : Celles-ci vous sont proposées automatiquement par rapport à vos fonctions dans l'Obédience (officier de Loge, membre d'une instance, etc..). Dès lors qu'un accès (temporaire ou non) vous est donné, vous verrez également apparaître le salon de votre Loge principale. \\ | * Les vidéoconférences **permanentes** : Celles-ci vous sont proposées automatiquement par rapport à vos fonctions dans l'Obédience (officier de Loge, membre d'une instance, etc..). Dès lors qu'un accès (temporaire ou non) vous est donné, vous verrez également apparaître le salon de votre Loge principale. Dans les deux cas, il n'y a que les membres d'une même instance ou d'une même loge qui peuvent voir ces salons. \\ :!: Les URL de ces salons sont volontairement rendus non prédictibles pour éviter que tout utilisateur disposant d'un compte actif "s'invite" dans un salon dans lequel il n'a rien à faire. Ces URL changent chaque jour, il est donc inutile de partager le lien par un exemple un lundi, pour une réunion le mardi (les utilisateurs doivent cliquer sur le bouton "//rejoindre"// pour accéder à la réunion le jour J). |
| Dans les deux cas, il n'y a que les membres d'une même instance ou d'une même loge qui peuvent voir ces salons. \\ :!: Les URL de ces salons sont volontairement rendus non prédictibles pour éviter que tout utilisateur disposant d'un compte actif "s'invite" dans un salon dans lequel il n'a rien à faire. Ces URL changent chaque jour, il est donc inutile de partager le lien par un exemple un lundi, pour une réunion le mardi (les utilisateurs doivent cliquer sur le bouton "//rejoindre"// pour accéder à la réunion le jour J). | |
| * Les vidéoconférences **publiques **: Elles sont créées à la demande, par l'utilisateur. A vous de déterminer le nom du salon ainsi que le thème. Ces salons publiques sont visibles par toute personne disposant d'un accès temporaire ou illimité, et peuvent donc être rejoins par ce biais. | * Les vidéoconférences **publiques **: Elles sont créées à la demande, par l'utilisateur. A vous de déterminer le nom du salon ainsi que le thème. Ces salons publiques sont visibles par toute personne disposant d'un accès temporaire ou illimité, et peuvent donc être rejoins par ce biais. |
| * Les vidéoconférences **privées **: Même principe que la visio publique, à la différence que celle-ci n'apparaît nulle part (si vous cochez publique ⇒ non). C'est à vous qu'il appartient de faire parvenir l'URL de cette conférence à toute personne intéressée (sous réserve que celle-ci dispose d'un compte actif) par le biais de votre choix (mail, tel, etc..). | * Les vidéoconférences **privées **: Même principe que la visio publique, à la différence que celle-ci n'apparaît nulle part (si vous cochez publique ⇒ non). C'est à vous qu'il appartient de faire parvenir l'URL de cette conférence à toute personne intéressée (sous réserve que celle-ci dispose d'un compte actif) par le biais de votre choix (mail, tel, etc..). |
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| <WRAP center round important 60%> \\ | <WRAP center round important 60%> \\ De manière générale et pour éviter tout problème, cliquez toujours sur le bouton "rejoindre" pour accéder au salon d'une Loge ou d'une instance. \\ </WRAP> |
| De manière générale et pour éviter tout problème, cliquez toujours sur le bouton "rejoindre" pour accéder au salon d'une Loge ou d'une instance. \\ | |
| </WRAP> | |
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| ==== Protéger une vidéoconférence ==== | ==== Protéger une vidéoconférence ==== |
| ===== Organiser une réunion ===== | ===== Organiser une réunion ===== |
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| Pour organiser une réunion, vous pouvez utiliser notre outil de questionnaire/sondages qui se trouve [[https://sondages.gl-amf.org/|ici]]. Vous pouvez l'utiliser de deux façon : | Pour organiser une réunion, vous pouvez utiliser notre outil de questionnaire/sondages qui se trouve [[https://sondages.gl-amf.org/|ici]]. Celui-ci vous permettra aussi bien de trouver une date commune que de créer un sondage classique. Il ne nécessite pour le moment pas d'authentification. Deux choix vous seront proposés : |
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| * Choix du "//sondage spécial date//" : Celui-ci vous permettra de créer un sondage de la même façon que **Doodle**, avec l'avantage que vos données ne quittent pas les serveurs de la GL-AMF. | * Choix du "//sondage spécial date//" : Pour trouver une date de réunion, celui-ci vous permettra de créer un sondage de la même façon que Doodle (avec pour avantage, contrairement à ce dernier, de garantir la confidentialité de vos données, puisque celles-ci ne quittent pas nos serveurs). |
| * Choix du "//sondage classique//" : Est un sonsage, comme son nom l'indique, classique. Vous posez une question puis choisissez les réponses. | * Choix du "//sondage classique//" : Est un sondage, comme son nom l'indique, classique. Vous posez une question puis choisissez les réponses. Vous pouvez très bien l'utiliser en dehors du contexte de la vidéoconférence ou pendant (par exemple pour effectuer un vote pendant une visio). |
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| :!: Merci de bien remplir les formulaires et surtout déplier la partie Paramètres facultatif, c'est ici que vous pourrez protéger votre formulaire par un mot de passe. | Merci de bien remplir les formulaires et surtout déplier la partie **Paramètres facultatif** (en bas en bleu), c'est ici que vous pourrez protéger votre formulaire par un mot de passe. |
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| Dès qu'un formulaire est créé, deux mails vous sont envoyés : | Dès qu'un formulaire est créé, deux mails vous sont envoyés : |