Vidéoconférence

L'outil de vidéoconférence vous permet de créer une instance dans laquelle vous pouvez dialoguer en mode vidéo + voix avec vos interlocuteurs.

Avant d'utiliser cet outil, merci de vous assurer d'avoir réuni toutes les conditions nécessaires pour que la visioconférence se déroule sans difficulté, en suivant les étapes de vérifications ci-dessous.

Une connexion internet disposant d'un gros débit n'est pas le plus important (une simple connexion ADSL suffit), en revanche il faut assurer qu'à l'intérieur de votre domicile, si vous êtes en wifi, l'emplacement physique à partir duquel vous travaillez ne soit pas trop éloigné du signal émetteur (la borne wifi).
Une connexion instable va générer des interruptions ou des microcoupures pendant la visio.
De la même manière, évitez autant que possible l'utilisation de CPL afin de disposer d'une connexion stable.

Pour éliminer tout risque et en cas de problème, le mieux reste de disposer d'une connexion filaire (rj45) entre votre poste et votre box internet.

La vidéoconférence ne fonctionnera pas avec Internet Explorer ou Edge (pour le moment). De la même façon, si le message suivant s'affiche, merci d'installer soit Firefox, soit Chrome.

Vous devez vous assurer d'avoir un micro intégré (ou non) ainsi qu'une webcam sur votre ordinateur.
Si vous disposez de cet équipement (normalement intégré dans tout ordinateur portable), vous pouvez passer à l'étape suivante qui consiste à tester votre webcam.

Rendez-vous sur le site suivant : https://fr.webcamtests.com/

Si le navigateur vous le demande, accordez lui les droits pour accéder à votre webcam, puis, patientez à peu près une minute jusqu'à obtenir la fin du résultat du test. Des conseils vous serons donnés pour garantir des conditions optimales d'utilisation de votre webcam.

Il faut qu'à la fin du test, un message sur fond vert apparaisse, indiquant ceci : Les tests ont été effectués avec succès

Tant que ce n'est pas le cas ou qu'un problème est remonté, il est inutile d'aller plus loin.

Rendez-vous sur ce site : https://online-voice-recorder.com/fr/

Cliquez sur le bouton rouge en forme de micro pour vous enregistrez, faites un essai, puis coupez l'enregistrement et jouez le à partir du bouton play (à gauche). Vous devrez pouvoir entendre votre enregistrement.

Une fois que vous accédez sur le site de la vidéoconférence lui même, il vous sera demandé d'autoriser le navigateur (dans l'exemple ci-dessous Chrome) à la caméra et au micro.

Pour vous y aider, si vous avez émis un refus (permanent ou non), pour Chrome, merci de prendre connaissance de la documentation officielle ici. Pour Firefox, cela se passe ici.

Au niveau du système de vidéoconférence, au moment de vous identifier, merci d'utiliser pour le nom d'utilisateur votre matricule GL-AMF et pour le mot de passe, le même que d'habitude.

Pour accéder au système de vidéoconférence, il faut au préalable demander un accès, en précisant la raison du besoin.

Vous devez renseignez également la date d'activation d'accès (la date à partir de laquelle vous souhaitez voire votre accès en place, pour pouvoir anticiper votre besoin) ainsi que le temps d'accès nécessaire.

Une fois votre demande faite, le Grand Secrétaire prendra connaissance de votre demande et donnera suite à celle-ci.

Lorsque votre accès sera validé (ou non), vous recevrez un mail.

Pour ouvrir une vidéoconférence, vous devez renseigner les champs suivants :

• URL de la visio : il s'agit ici de remplacer la dernière partie par le terme de votre choix. Voyez cela comme le nom de votre salle de vidéoconférence. C'est l'élément qui va compléter le lien internet automatiquement créé qui correspondra à votre “salle virtuelle”. C'est aussi cet élément qu'il faudra communiquer auprès des personnes que vous souhaitez voire dans votre visio.
• Thème de la visio : Indiquez ici le thème ou sujet abordé dans votre réunion. Cet élément sera utile pour facilement rejoindre votre vidéoconférence si celle-ci apparaît dans la liste des visios publiques (voire point suivant).
• Publique : Faire apparaître ou non la vidéoconférence dans la liste des vidéoconférences ouvertes. Vous pouvez tout à fait la laisser publique, mais en empêcher l'accès à quiconque ne dispose pas du bon mot de passe (car vous pouvez attribuer un mot de passe sur une vidéoconférence, voire plus bas).

Il suffit de cliquer sur le bouton rejoindre apparaissant en bout de ligne de chaque vidéoconférence ouverte, si celle-ci est publique.

Il existe trois types de vidéoconférences :

• Les vidéoconférences permanentes : Celles-ci vous sont proposées automatiquement si vous êtes membre de l'annuaire de l'Obédience (pour l'année en cours). Il vous sera également proposé de rejoindre le salon de votre Loge principale.
  Dans les deux cas, il y a que les membres d'une même instance ou d'une même loge qui peuvent voir ces salons.
  Les URL de ces salons sont volontairement rendus non prédictibles pour éviter que tout utilisateur disposant d'un compte actif “s'invite” dans un salon dans lequel il n'a rien à faire. Ces URL changent chaque jour, inutile donc de partager le lien par un exemple un lundi, pour une réunion le mardi (les tulisateurs doivent cliquer sur le bouton rejoindre pour accéder à la réunion le jour J).
• Les vidéoconférences publiques : Elles sont créées à la demande, par l'utilisateur. A vous de déterminer le nom du salon ainsi que le thème. Ces salons publiques sont visibles par toute personne disposant d'un accès temporaire ou illimité.
• Les vidéoconférences privées : Même principe que la visio publique, à la différence que celle-ci n'apparaît nullepart (si vous cochez publique ⇒ non). C'est à vous qu'il appartient de faire parvenir l'URL de cette conférence à toute personne intéressée (sous réserve que celle-ci dispose d'un compte actif).

Pour contrôler l'accès à une vidéoconférence, vous pouvez attribuer un mot de passe à celle-ci. Pour ce faire, il faut cliquer sur le bouton i en bas à droite, cliquez sur “ajouter un mot de passe”, entrez ce dernier puis appuyez sur la touche Entrée de votre clavier pour valider.

C'est à la première personne qui se connecte d'attribuer un mot de passe (car elle hérite automatiquement des droits d'admin sur le salon).

Partagez ensuite ce mot de passe via le support de votre choix.